一、编制目的
为了适应我校档案工作日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，促进整体业务建设的深化，充分发挥档案的作用，更好地为学校各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际情况，特编制本办法。
二、编制原则
本办法以《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，符合学校档案工作的实际，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性。
（一）类目设置有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
（二）类目排列、档号结构的确定符合逻辑原则。严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
（三）本办法在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
三、体系结构
（一）一级类目的划分与标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（XingZheng）标识为“XZ”。
其名称、标识符号和主要内容如下：
DQ 党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
XZ 行政
主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX 教学
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY 科学研究
主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
CP 产品生产与校办产业
主要包括产品生产、校办产业管理及活动过程中形成的文件材料。
JJ 基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB 仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
CK 财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
SX声像
主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。一经确定，不得随意变动。
二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13¨¨¨99，但10、20¨¨¨等带“0”的数字不用。
（三）三级类目的扩展和标识
在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，根据需要和可能，扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。
四、档号的编制
（一）档号
档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映档案的分类体系和物理位置。
（二）档号编制的原则
必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一全宗内的档案不得重号和空号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
（三）档号结构、模式和标识
1、档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，比如：“党委会议记录”的分类号由一、二级类目组成为“DQ11”。
案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。
2、档号的模式。本办法规定为：
年度号+分类号+案卷号
3、档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。包括全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号，应在年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“—”连接。例如：2009年内容是全日制学生学籍管理的第23号卷的档案，可标为：2009-JX1314-23
（四）档案的实体排架问题
从维护档案的整体性和方便查找考虑，不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，将永久排在前面。
本办法规定的档号模式属分段开放型编号方法，在按档号排架时，按年度—类目横向排列。
主表
DQ党群
11党务综合
12纪检监察
13组织
14宣传教育
15统战
16工会
17团委
XZ行政
11行政综合
12人事
13审计
14武装保卫
15后勤服务
16档案图书
JX教学
JX12研究生教育
11综合
12硕士研究生学位材料
13博士研究生学位材料
JX13全日制本、专科教育
11综合
12学科与实验室建设
13招生
14学籍管理
15课堂教学与教学实践
16学位
17毕业生
18教材
19师资
JX14继续教育
11综合
12学籍管理
KY科学研究
11综合
12科研项目
13基金项目
14转让、专利、获奖
CP产品生产与校办产业
11综合
12产品项目
JJ基本建设
11综合
12基建项目
13长清校区
SB仪器设备
11综合
12仪器设备项目
CB出版
11综合
12出版物
WS外事
11综合
12出国（境）
13来校
14国际合作与会议
15外国留学生工作
CK财会
11综合
12会计报表
13会计帐簿
14会计凭证
15 工资清册
SX声像
12照片
13光盘
14录像带
